چگونه یک کاور لتر شغلی بین المللی حرفه ای بنویسیم؟
وقتی این مقاله را باز میکنید احتمالا رزومه انگلیسی خود را کامل کرده اید، لیست کوتاهی از کمپانی هایی که قصد دارید درخواست استخدامی برایشان بفرستید تهیه کرده اید و حتی تمامی سوالات مصاحبه را نیز مرور کرده‌اید؛ اما لحظاتی قبل از ارسال رزومه به کارفرمایان به خاطر می‌آورید که نیاز به یک کاور لتر شغلی حرفه ای دارید. الان تعجب میکنید که چگونه می‌توانید کاور لتر حرفه ای بنویسید! وحشت نکنید! ما هوای شما را داریم. نوشتن کاورلتر حرفه ای، آسان‌تر از آن چیزی است که شما فکرش را میکنید. در این راهنما به شما آموزش می‌دهیم چگونه کاورلتری بنویسید که شما را به شغلی که لایقش هستید برساند. این مقاله متشکل از 4 بخش به شرح زیر میباشد :
۱. کاور لتر چیست ؟
۲. آموزش قدم به قدم کاور لتر نویسی
۳. چک لیست کاور لتر
۴. نمونه های عالی کاورلتر
کاور لتر چیست ؟
کاورلتر cover letter یک سند یک صفحه‌ای و به معنی «نامة همراه» است و همانطور که از نامش پیداست، آن را به عنوان قسمتی از درخواست کار، در کنار سی‌وی یا رزومه، ثبت می‌کنند. هدف آن، معرفی شما و ارائة خلاصه کوتاهی از زمینة حرفه‌ای شماست. به طور متوسط، کاور لتر شغلی باید بین ۲۵۰ تا ۴۰۰ کلمه باشد.
یک کاورلتر شغلی خوب می‌تواند توجه مدیر منابع انسانی را جلب کند و باعث شود آن ها رزومة شما را مطالعه کنند؛ همچنان که یک کاورلتر بد ممکن است کاری کند که درخواست شما مستقیماً به سطل کاغذهای باطله منتقل شود. پس برای اینکه مطمئن شوید این اتفاق رخ نمی‌دهد، ضروری است بدانید که چگونه یک کاور لتر کاری متقاعد کننده بنویسید. ممکن است بپرسید: «یک کاورلتر خوب چه شکلی است؟» در اینجا مثالی را مشاهده میکنید:
به خاطر داشته باشید که کاورلتر مکمل رزومه کاری شماست؛ نه جایگزین آن. به این معنی که نیاز نیست هر آنچه در رزومه ذکر کردید دوباره تکرار کنید. اگر برای اولین بار اقدام به نوشتن کاورلتر کردید، نوشتن تمام این ها ممکن است خیلی سخت به نظر بیاید. گذشته از همه اینها شما احتمالا یک نویسنده حرفه‌ای نیستید. در این مقاله به شما کمک میکنیم بتوانید کاور لتر حرفه ای مناسبی بنویسید. همچنین توصیه میکنیم با مراجعه به صفحه نحوه نوشتن رزومه کاری با تکنیکهای رزومه نویسی آشنا شوید و رزومه حرفه ای تر برای خود دست و پا کنید.
ساختار کاورلتر
- بخش 1 – سرتیتر : وارد کردن اطلاعات شخصی
- بخش 2 – عرض ادب به مدیر استخدام
- بخش 3 – پاراگراف ابتدایی : توجه خوانندگان را با ۲-۳ دستاورد برتر خود جلب کنید.
- بخش 4 – پاراگراف دوم : توضیح دهید چرا شما بهترین کاندیدا برای این کار هستید و بگویید که چگونه به این شرکت در حل چالش های روزمره کمک خواهید کرد.
- بخش 5 : پاراگراف سوم : توضیح دهید چرا شما همخوانی خوبی با شرکت دارید.
- بخش 6 : پایان رسمی
نحوه نوشتن کاور لتر انگلیسی
حالا که اصول اولیه را فرا گرفتید، می‌خواهیم شما را در مسیر نوشتن مرحله به مرحله کاور لتر راهنمایی کنیم.
قدم 1 : انتخاب ساختار و قالب مناسب
یک کاور لتر شغلی حرفه ای تاثیرگزاری بالایی روی کافرما دارد. بنابراین برای تاثیرگذاری چه راهی بهتر از یک متن قالب بندی شده سراغ دارید؟ قالب بصری؟ شما می‌توانید به سادگی یکی از قالب های گلچین شده کاورلتر شغلی را انتخاب کرده و در یک چشم به هم زدن آن را آماده کنید. به زودی این قالبها را اینجا بارگزاری میکنیم.
قدم 2 : شروع با سرتیتر مناسب
همانند رزومه، مهم است که کاور لتر خود را با بخش اطلاعات شخصی شروع کنید. در اینجا شما باید تمام اطلاعات ضروری را بیان کنید. شامل:
• نام و نام خانوادگی
• شماره تلفن
• ایمیل
• تاریخ
• نام مدیر استخدام یا عنوان سمت ایشان
• نام شرکتی که به آن درخواست می‌دهید
نکته 1: نام شرکتی که به آن درخواست می‌دهید در موارد خاص، ممکن است موارد زیر را نیز اضافه کنید:
پروفایل شبکه های اجتماعی: هر نوع پروفایلی که به زمینه کاری شما مرتبط شود. پروفایل های اجتماعی روی وب‌سایت هایی مثل لینکدین، گیت هاب (برای توسعه‌دهنده ها)، دریبل (برای طراح ها) و…
وب‌سایت شخصی: اگر صاحب یک وب‌سایت شخصی هستید که به هر طریقی به درخواست شما ارزش می‌دهد، می‌توانید آن را در اینجا ذکر کنید. اگر شما یک نویسندة حرفه‌ای باشید، حتما دوست دارید آدرس وبلاگ خود را در درخواست‌نامه بیان کنید.
نکته 2 : در اینجا آنچه که نباید در سرتیتر کاور لتر خود بیان کنید آورده شده است:
آدرس یا شهر محل اقامت: این موردی است که باید در رزومه خود ذکر کنید؛ نه کاور لتر.
ایمیل غیرحرفه‌ای: مطمئن شوید که نام ایمیلتان دارای فرمت رسمی باشد. برای مسئولین استخدام خیلی سخت است که ایمیلی با نام (مثلا) kazem.best.graphist@gmail.com را جدی بگیرند. برای درخواستهای رسمی بهتر است از فرمت برای نام ایمیلتان استفاده کنید :
[first name] + [last name] @xxx.com
kazem.saeedi@gmail.com
قدم 3 : مورد خطاب قرار دادن مدیر استخدام
هنگامی که شما اطلاعات تماس خود را به طور صحیح ذکر کردید، باید شروع به نوشتن محتوای اصلی کاور لتر خود کنید. اولین کار این است که کاور لتر خود را خطاب به مدیر استخدام بنویسید. بله درست است؛ مدیر استخدام. نه «آقا یا خانم عزیز» همیشگی. شما باید به رئیس آینده خود نشان دهید که تحقیق کردید و واقعا برای کار در تیم آن ها مشتاق می‌باشید.
هیچکس نمی‌خواهد کسی را استخدام کند که یک مدل درخواست را برای بیش از ۲۰ شرکت فرستاده و امیدوار است در یکی از آن ها استخدام شود. بنابراین چگونه متوجه شویم که مسئول استخدام چه کسی است؟ چندین راه برای انجام این کار وجود دارد.
آسان‌ترین راه، جستجوی رئیس بخش های مربوطه در لینکدین است. اگر شما برای یک موقعیت شغلی به عنوان دستیار بازاریابی درخواست بدهید، مدیر استخدام احتمالا رئیس بخش بازاریابی یا مسئول ارشد بازاریابی میباشد. پس جستجوی سریعی در لینکدین انجام دهید و مسئول استخدام خود را پیدا کنید. یا اگر برای یک موقعیت به عنوان پیشخدمت درخواست دهید، در این مورد باید به دنبال مدیر رستوران بگردید.
اگر این راه جواب نداد می‌توانید صفحه «درباره ما» روی وب‌سایت شرکت را چک کنید؛ احتمال آن زیاد است که حداقل شخص مناسبی را در آن جا پیدا کنید. فکر میکنید هنوز نمی‌توانید فرد درست را پیدا کنید؟ در اینجا چندین راه دیگر برای عرض ادب آورده‌ایم که می‌توانید از آن استفاده کنید:
Dear Hiring Manager
Dear Hiring Manager
To whom it may concern
Dear Team
قدم 4 : نوشتن یک مقدمه میخکوب کننده
اولین برداشت ها خیلی اهمیت دارند؛ مخصوصا هنگامی که پای جستجوی کار در میان باشد. کارفرمایان، روزانه صدها و حتی هزاران درخواست دریافت می‌کنند؛ اما قرار نیست تک تک کاورلترها را تا انتها مطالعه کنند؛ پس ضروری است تا توجه ایشان را از همان پاراگراف های ابتدایی جلب کنید. اولین مشکلی که در پاراگراف آغازین بیشتر کاور لترها می‌بینیم این است که بی‌نهایت کلی هستند. بیشتر آنها شبیه به نمونه زیر می‌باشند:
Hey, my name is Kazem and I’d like to work as a Sales Manager at XXX Inc. I’ve worked as a sales manager at YYY Inc. for 5+ years, so I believe that I’d be a good fit for the position.
متوجه مشکل شدید؟ این پاراگراف تقریبا هیچ چیز به جز اینکه شما قبلا در این سمت کار کرده‌اید بیان نکرد. اینکه در یک شرکت مشابهی کار کرده اید و خود را بخاطر همین موضوع، شایسته استخدام در شرکت جدید میدانید، به هیچ عنوان نمیتواند شروع خوبی برای cover letter باشد.
یادتان باشد شما در حال رقابت با دیگر متقاضیان استخدام هستید پس باید خلاقیت زیادی در مقدمه کاور لتر انگلیسی خود بخرج دهید. شما باید با 2 الی 3 مورد از بهترین دستاوردهای خود شروع کنید تا توجه خواننده را جلب کنید؛ ترجیحاً دستاوردهایی که تا حد امکان با موقعیت شغلی موردنظر همخوانی داشته باشند. با این اوصاف، خوب است مثال قبلی خود را به این شکل تصحیح کنیم:
Dear Josh Morgan
My name is Kazem and I’d like to help XXX Inc. hit and exceed their sales goals as a Sales Manager. I’ve worked with Company X, a fin-tech company, for 3+ years. As a Sales Representative, I generated an average of $30,000+ in sales per month (beating the KPIs by around 40%). I believe that my previous industry experience, as well as excellence in sales, makes me the right candidate for the job.
تفاوت این دو نمونه را مشاهده کردید؟ اگر شما مسئول استخدام بودید، کدام کاور لتر را با دقت مطالعه میکردید؟ حالا که مبحث معرفی و مقدمه را پوشش دادیم، خوب است در مورد متن بدنه کاور لتر نیز صحبت کنیم. این بخش به دو پاراگراف تقسیم‌بندی می‌شود: اول توضیح در مورد اینکه چرا شما بهترین فرد برای این کار هستید و دوم ثابت کردن اینکه شما تناسب خوبی با شرکت دارید.
قدم 5 : ارائه توضیحات اینکه چرا شما بهترین هستید؟
اینجا جایی است که باید توانایی های حرفه‌ای خود را به رخ بکشید و مدیر منابع انسانی را متقاعد کنید که شما برای این کار از تمام داوطلبان دیگر بهتر و مناسب‌تر هستید.
قبل از آن که حتی کلمه‌ای بنویسید، نیاز است مهم‌ترین الزامات آن شغل را یاد بگیرید؛ پس آگهی استخدام را نگاه کنید و مهم‌ترین مسئولیت ها را مشخص کنید. برای مثال، فرض میکنیم شما برای یک موقعیت شغلی به عنوان بازاریاب اینستاگرام درخواست می‌دهید. آگهی استخدام را بررسی کرده و متوجه می‌شوید نیازهای اصلی به شرح زیر است:
1. تجربه مدیریت بودجه تبلیغات برای بیشتر از 20000 دلار (مثلا) آگهی تبلیغاتی اینستاگرام در ماه
2. مهارت های مختصر تبلیغاتی در دیگر زمینه ها (موتور جستجوی گوگل و توئیتر)
3. مهارتی عالی در زمینه محتوانویسی
حال در این بخش نیاز است بدانید که چگونه باید این نیازها را برآورده کنید؛ بنابراین در اینجا مثالی از این مورد می‌بینیم:
مثال درست :
In my previous role as a Instagram Marketing Expert at XXX Inc. I handled customer acquisition through ads, managing a monthly Instagram ad budget of $20,000+. As the sole digital marketer at the company, I managed the ad creation & management process end-to-end. Meaning, I created the ad copy, images, picked the targeting, ran optimization trials, and so on.
Other than Instagram advertising, I’ve also delved into other online PPC channels, including:
Google Search
Twitter
Reddit
Quora
قدم 6 : ارائه توضیحات اینکه چرا شما تناسب خوبی با شرکت دارید؟
مدیر منابع انسانی فقط به این موضوع که شما برای این کار خوب یا مناسب خواهید بود یا نه توجه نمی‌کند؛ بلکه آنها دنبال شخصی هستند که تناسب خوبی نیز با فرهنگ شرکت داشته باشد. گذشته از این، کارمندانی که مناسب نباشند دیر یا زود مجبور به ترک شغل خود می‌شوند. این قطع همکاری هزینه های زیادی برای شرکت به همراه دارد؛ بیشتر از ۵۰ درصد حقوق سالیانه کارکنان.
یعنی شما باید مدیر منابع انسانی را قانع کنید که اشتیاق بسیاری برای کار کردن با آنها دارید. اما چگونه این کار را انجام دهید؟ خب برای شروع باید در مورد آن شرکت تحقیق کنید و چیزهایی بدانید مثل:
• مدل کسب و کاری (بیزینس مدل) این شرکت چیست؟
• محصول یا خدمت این شرکت چیست؟ آیا از آن استفاده کردید؟
• فرهنگ آن شرکت چگونه است؟ آیا کسی جزئیات کار شما را مورد بررسی قرار می‌دهد، یا شما مختار هستید هرطور مایلید کارها را انجام دهید؟
می‌توانید از گوگل استفاده کنید. شانس با شماست؛ چرا که می‌توانید اطلاعات مورد نیاز خود را یا از طریق وب‌سایت شرکت و یا از دیگر نقاط اینترنت پیدا کنید. سپس شما باید بفهمید به چه چیزی در مورد این شرکت علاقه دارید و آن را وارد متن کنید. برای مثال شما در مورد محصول آن ها اشتیاق دارید و از فرهنگ نوآورانه/ مستقل کار در آن سازمان خوشتان آمده است. باید متنی بنویسید شبیه به مثال زیر:
مثال درست :
I’ve personally used the XXX Smartphone, and I believe that it’s the most innovative tech I’ve used in years. The features such as Made-Up-Feature #1 and Made-Up-Feature #2 were real game changers for the device.
I really admire how Company XXX thrives for excellence for all its product lines, creating market-leading tech. As someone that thrives in a self-driven environment, I truly believe that I and Company XXX will be a great match.
کاری که در اینجا نباید انجام دهید این است که فقط به این خاطر که حرفی برای گفتن دارید، متنی عوامانه و عمومی بنویسید. بیشتر متقاضیان در انجام این مرحله، خوب عمل نمی‌کنند. خوب است به یک مثال رایج که مایلیم به شما نشان دهیم نگاهی بیاندازید:
مثال نادرست :
I’d love to work for Company XXX because of its culture of innovation. I believe that since I’m super creative, I’d be a good fit for the company. The company values of integrity and transparency really vibe with me.
متوجه شدید مشکل از کجاست؟ این مثال واقعا هیچ چیزی در مورد شرکت بیان نمی‌کرد. «سیاست نوآوری» چیزی است که بیشتر شرکت ها ادعای آن را دارند؛ همچنین در مورد «ارزش های صداقت و شفافیت»، نویسنده فقط در مورد ارزش های آن سازمان جستجو کرده و همان را به عنوان علاقه های خود بیان کرده است. هر مسئول استخدامی که این نوشته را بخواند، متوجه خلاء آن می‌شود؛ پس مطمئن شوید که تحقیقات زیادی انجام داده و دلایل خوبی برای درخواست دادن دارید.
قدم 7 : متن خود را با یک فراخوان عملی تمام کنید.
در نهایت، وقت آن است که کاورلتر انگلیسی خود را به پایان برسانید و نتیجه‌گیری کنید.
در پاراگراف انتهایی باید:
• هر نکته‌ای را که نتوانستید در پاراگراف های قبلی به آن اشاره کنید، بیان کنید. آیا چیزی مانده است که نگفته‌اید؟ هر اطلاعاتی که به مدیر استخدام کمک کند تا بهتر تصمیم بگیرد. اینجا می‌توانید آن ها را بنویسید.
• از مسئولین استخدام بابت زمانی که گذاشتند تشکر کنید. مؤدب بودن هیچگاه ضرر ندارد؛ البته تا زمانی که بیش از حد نیازمند دیده نشوید.
• کاور لتر انگلیسی خود را با یک فراخوانی برای اقدام به اتمام برسانید. آخرین جمله ها در کاور لتر غشلی شما باید اینگونه باشد که از مسئول استخدام درخواست کنید تا برخی اقدامات را انجام دهد. و حالا تمام این موارد را در مثالی کاربردی پیاده میکنیم:
مثال درست :
So to wrap it all up, thanks for looking into my application. I hope I can help Company X make the most out of their Facebook marketing initiatives. I’d love to further discuss how my previous success at XXX Inc. can help you achieve your Instagram marketing goals
قدم 8 : پایان رسمی
قبل از ارسال کاور لتر مطمئن شوید که آن را با نرم افزاری مثل Grammarly بازخوانی کردید؛ حتی می‌توانید آن را به رایگان از اینجا برای ما بفرستید تا ایرادات احتمالی را شناسایی و شما را مطلع کنیم.
Best Regards
Kind Regards
Sincerely
Thank you
چک لیست نوشتن کاور لتر بین المللی
۱. عنوان کاورلتر شما شامل تمامی اطلاعات ضروری است؟
– نام و نام خانوادگی
– ایمیل حرفه‌ای
– شماره تلفن
– تاریخ
– پروفایل شبکه های اجتماعی مرتبط
۲. شما فرد درستی را مورد خطاب قرار دادید؟ مثلا مسئول استخدام در شرکت یا سرپرست مستقیم شما در آینده.
۳. پاراگراف مقدماتی شما توجه خواننده را جلب می‌کند؟
– آیا ۲-۳ تا از دستاوردهای عالی خود را بیان کردید؟
– آیا از اعداد و حقایق برای پشتیبانی از تجربیات خود بهره گرفتید؟
۴. این مطلب را به طور موفقیت آمیزی انتقال دادید که شما فرد درستی برای این کار هستید؟
– آیا نیازهای اصلی را شناسایی کردید؟
– به خوبی بیان کردید که چگونه تجربه های شما کاملا با نیازهای شرکت همخوانی دارد؟
۵. مسئول استخدام را متقاعد کردید که چقدر مشتاق به کار در شرکتی هستید که به آن درخواست داده‌اید؟
– آیا ۳ مورد از برترین ویژگی های مورد علاقه‌تان در آن شرکت را شناسایی کردید؟
– این موضوع را در نظر گرفتید که برای نشان دادن علاقه خود به شرکت، دلیل های رایج و کلی نیاورید؟
۶. نتیجه‌گیری خود را با یک درخواست برای اقدام به اتمام رساندید؟
۷. از ختم کلامی رسمی برای کاور لتر استفاده کردید؟